4S店的配件業(yè)務如何管理

1．配件庫保管員在辦理配件入庫手續(xù)時，必須認真清點核對所購物品與《配件采購申請單》中所列物品是否相符，以及有關人員的技術鑒定意見，并據(jù)實填制入庫單，記入庫存材料臺帳。
2．配件部門負責人或配件庫保管員要對所購進零配件的規(guī)格、名稱、產(chǎn)地、價格等進行全面驗收，并確認合格后，方能在入庫驗收記錄上簽字。
3．配件庫保管員對驗收合格的配件要及時辦理入庫手續(xù)。
A．對辦理入庫手續(xù)的配件要及時作帳，作帳以正式收發(fā)憑證為依據(jù)。
B．入庫配件要及時制辦配件專用卡，清楚入庫配件的名稱、型號、規(guī)格、級別、儲備額和實際儲存量。
C．配件入庫后要統(tǒng)一登記，一物一檔，統(tǒng)一編號，便于查詢。
4．配件保管員要注意處理好配件的庫存保管事宜，要對配件進行合理的分區(qū)、分架、分層管理，以便于電腦查詢和出庫，節(jié)省配件倉庫的使用空間。
5．配件庫保管員要努力做到安全庫存：對于不常用的配件不宜儲存過多，對于易變形、易損壞的配件要謹慎存放，處理好配件倉庫的安全防火事宜，定期清倉、盤點掌握配件變動情況，避免配件的積壓、損壞或丟失，保證帳、卡、物相符。
6．要與維修車間密切配合，認真做好舊配件的回收管理工作。
7．為了及時掌握庫存配件的變化情況，避免配件的短缺、丟失或超儲積壓，必須每周定期對配件進行盤點。
A．盤點的內(nèi)容：查明實際庫存的數(shù)量與帳、卡上的數(shù)字是否相符，檢查配件收發(fā)有無錯誤，查明有無超儲積壓、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。
B．盤點的形式：盤點主要有永續(xù)盤點、循環(huán)盤點、定期盤點和重點盤點等形式。
“永續(xù)盤點”——是指配件保管員每天對有收發(fā)動態(tài)的配件盤點一次，以便及時發(fā)現(xiàn)收發(fā)差錯；
“循環(huán)盤點”——是指配件保管員對自己所管物品分別輕重緩急，做出每月重點日盤點計劃，并按計劃日進行盤點；
“定期盤點”——是指在月、季、年度組織清倉盤點小組，全面進行盤存清查，并造出庫存清冊；
“重點盤點”——是指根據(jù)季節(jié)變化或工作需要，或因為某種特定目的而對倉庫物資進行的盤點和檢查。
C．盤點中出現(xiàn)問題的處理：對于盤點后出現(xiàn)的盈虧、損耗、規(guī)格串混、丟失等情況，應組織復查落實，分析產(chǎn)生的原因，并及時予以處理。
D．合理儲耗：對易揮發(fā)、潮解、溶化、散失、風化等物品，允許有一定的儲存損耗。凡在合理儲耗標準以內(nèi)的，由配件保管員填報“合理儲耗單”，經(jīng)批準后，即可轉(zhuǎn)財務部門核銷。正常儲耗的計算，一般一個季度進行一次。其計算公式如下：
合理儲耗量 = 保管期平均庫存量 × 合理儲耗率
實際儲耗量 = 帳存數(shù)量 － 實存數(shù)量
儲耗率 = 保管期內(nèi)實際儲耗量 ÷ 保管期內(nèi)平均庫存量 × 100%
實際儲耗量超過合理儲耗量部分作盤虧處理，凡因人為的原因造成配件丟失或損壞的，不得計入儲耗內(nèi)。
E．盈虧和調(diào)整：在盤點中發(fā)生盤盈或盤虧時，應反復落實，查明原因，明確責任。由配件保管員填制“庫存物品存報告單”，經(jīng)配件部門負責人審簽后，按規(guī)定報經(jīng)企業(yè)主管領導審批。
F．報廢和削價：由于保管不善，造成霉爛、變質(zhì)、銹蝕的零配件，在收發(fā)、保管過程中己損壞并己失去部分或全部使用價值的，因技術淘汰需要報廢的，經(jīng)有關方面鑒定并確認不能使用的，由配件保管員填制“物品報廢單”報經(jīng)企業(yè)主管領導審批。由于上述原因需要削價處理的，經(jīng)技術鑒定后，由配件保管員填制“物品削價報告單”，報經(jīng)企業(yè)主管領導審批。
G．事故處理：由于被盜、火災、水災、地震等原因，或因配件保管員失職指使零配件數(shù)量和質(zhì)量受到損失的，應作為事故向企業(yè)主管領導報告，并按企業(yè)有關規(guī)定處理。
H．調(diào)劑余缺：在盤點過程中，還應清查有無本企業(yè)多余或暫時不需用的配件，以便及時把這些配件調(diào)劑給其他需用的單位。
8．積壓配件處理辦法
A．要查清楚積壓配件的型號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、市場價格。
B．在維修過程中盡量使用積壓的配件，并參考市場價格。
C．對積壓配件適當削價處理。
D．積極與配件供應商協(xié)商，爭取以貨換貨。
E．對于己經(jīng)淘汰的車型配件，做為廢件處理。
9．舊配件管理辦法
A．維修車間修車所換下的舊配件，應以舊換新，由配件部門應集中存放。
B．車輛維修完工后，將舊配件進行清點，做好清潔、打好包，并填寫清單：如車牌、車型、舊零配件名稱、數(shù)量等。
C．如果車主要求帶走的，便將舊配件放到客戶車輛的尾箱里。如果車主不帶走的可利用舊配件，則存入舊配件庫，不能利用的則作為廢品處理。
D．對可利用舊配件要造冊登記，進行統(tǒng)一分類管理。
10．特約維修的舊配件處理辦法
A．特約維修的索賠配件應由該車型的特約維修負責人向本企業(yè)交待清楚，維修車間換下的索賠舊配件應做好衛(wèi)生清潔、打好包，填寫好清單，交有關人員進行索賠處理。
B．本企業(yè)應指定專人作為索賠車型的協(xié)作人，以便于及時與廠方聯(lián)系，爭取得到較好的處理結果。如不能及時結案，該協(xié)作人應即時將索賠配件交配件部門保管。
C．配件部門所收的索賠舊配件應分類保管，用專用記錄本詳盡登記每次索賠舊配件的業(yè)務明細，以備日后查驗。
D．如違反本辦法所規(guī)定的操作程序而造成舊配件遺失的，由違規(guī)者照價賠償。
E．凡屬索賠的配件必須經(jīng)過有關人員的檢驗和有關負責人的確認，否則不與索賠。
F．任何人不得以配件索賠的名義向客戶索取財物，任何人不得以非本企業(yè)的更換件冒充本企業(yè)的更換件。
G．要認真執(zhí)行配件索賠前的檢驗規(guī)定，不夠索賠要求的一律不予索賠。
11．廢舊物品管理辦法
A．執(zhí)行以舊換新制度，積極加強廢舊物品的管理。
B．對于更換下來廢舊配件能夠進行修理的，一定要進行修理；同時檢驗其安全性和可靠性，檢驗合格的作為儲備配件，降價處理（必須事先與客戶講清情況）。
C．對于沒有修理價值的廢舊物品，可以集中報廢處理